- Частые совещания могут привести к выгоранию сотрудников и желанию уволиться, особенно при плохой организации.
- Удалённые и виртуальные встречи вызывают когнитивную перегрузку, гиперконнективность и мешают разделять работу и личную жизнь.
- Для эффективных совещаний важна чёткая цель, правильный формат и активная модерция для равного участия всех сотрудников.
Доцент Университета Льежа Виллем Штандарт совместно с коллегами провёл серию исследований, посвящённых влиянию совещаний на благополучие сотрудников. Результаты показали, что частые и плохо организованные встречи способны вызвать выгорание и даже подтолкнуть к увольнению. В то же время грамотно организованные совещания повышают вовлечённость и укрепляют социальные связи внутри коллектива.
Исследователи отмечают, что в условиях пандемии COVID-19 и перехода на удалённую работу совещания приобрели новые характеристики. Виртуальные встречи способствуют постоянному взаимодействию и помогают сотрудникам ощущать свою значимость, но одновременно приводят к когнитивной перегрузке и трудностям с разграничением рабочего и личного времени. Женщины, как показал опрос, испытывают дополнительные сложности — им труднее высказываться онлайн из-за частых прерываний, отсутствия визуальной поддержки и двойной психологической нагрузки при работе из дома.
Важным выводом исследований стало то, что не количество совещаний, а качество их организации играет ключевую роль. Учёные выделяют четыре основные цели встреч: обмен информацией, принятие решений, выражение эмоций или мнений, построение рабочих отношений. Для каждой из них необходим разный формат и инструменты – аудио, видео, гибридный или очный. Выбор должен основываться на целях встречи, а не на привычках или удобствах технологий.
Для повышения эффективности специалисты рекомендуют заранее предоставлять четкую повестку и материалы, использовать средства для регламентированного участия (поднятие рук, анонимные чаты, круговая система выступлений) и активную модерцию, которая позволит сбалансировать вклад всех участников. Отменять совещания полностью не стоит; лучше стремиться к тому, чтобы они проходили с уважением к времени и энергии сотрудников и способствовали укреплению связей в коллективе.
Стоит также отметить, что с 2020 года общее число совещаний выросло на 13,5%, а удалённых – на 60%. При этом 92% участников признаются, что часто занимаются параллельно другими делами во время вызовов, что снижает продуктивность и качество восприятия информации.
